KITUO CHA KUMBUKUMBU TULI

Kumbukumbu na Nyaraka ni Ubongo wa Taifa lolote duniani na Nyenzo muhimu katika Uwajibikaji na Utawala Bora

Soma zaidi
KITUO CHA KUMBUKUMBU TULI

Kituo hichi Kinasimamia na kuhakikisha mifumo ya usimamizi wa kumbukumbu, viwango na taratibu zinafuatwa na Taasisi za umma. Pia kuhakikisha usimamizi mzuri na utupaji (Disposition) wa kumbukumbu za tuli (Semi – Current) kwa wakati. Kituo cha Kumbukumbu Tuli cha Taifa kina divisheni tatu (3) ambazo ni Divisheni ya Usimamizi wa Kumbukumbu, Divisheni ya Tathmini na Uhamishaji Kumbukumbu na Divisheni ya Uhaulishaji Kumbukumbu.

Majukumu

  1. Kusimamia na kutoa usaidizi wa kitaalamu, ushauri, na miongozo kuhusu uanzishaji na usimamizi wa mifumo ya kumbukumbu katika utumishi wa
  2. Kuhakikisha kuanzishwa kwa uzingatiaji wa ufanisi na ufanisi wa viwango vya usimamizi wa kumbukumbu za umma
  3. Kutoa maelekezo kwa watendaji na watumiaji wa kumbukumbu katika huduma za umma
  4. Kuratibu na kusimamia ufanyaji wa tathmini ya kumbukumbu katika Ofisi za umma.
  5. Kutayarisha na kufuatilia utekelezaji wa mifumo ya kumbukumbu kwa ajili ya kusimamia taarifa za kumbukumbu tuli.
  6. Kuratibu na kutoa miongozo au ushauri wa kupunguza mrundikano wa kumbukumbu katika taasisi za umma.
  7. Kusimamia ukaguzi kwa kutoa miongozo inayofaa kwa sehemu au majengo yatakayotumika kuhifadhi kumbukumbu tuli katika Ofisi za Umma.
  8. Kusimamia kumbukumbu tuli katika vituo vya uhifadhi kumbukumbu vya wizara, idara na taasisi za umma.
  9. Kuhamisha kumbukumbu na nyaraka kutoka ofisi za umma hadi katika
  10. Kutengeneza mifumo ya kielektroniki ya kusimamia kumbukumbu
  11. Kuandaa daftari la uhai la kumbukumbu (Retention Schedule)
  12. Kutayarisha ratiba za ujumla za uhifadhi na utupaji au uharibu pamoja na kusimamia utekelezaji wa ratiba za uhifadhi na utupaji (Dispose) zinazohusiana na kumbukumbu za umma.
DIVISHENI ZILIZOCHINI YA KITUO CHA KUMBUKUMBU TULI

Divisheni hii inaongozwa na Mkuu wa Divisheni na ina majukumu yafuatayo:

Majukumu

  1. Kusimamia na kuweka mfumo bora wa uhifadhi na utunzaji kumbukumbu katika masjala zote za taasisi za umma
  2. Kutoa usaidizi wa kitaalamu, ushauri na miongozo kuhusu uanzishaji na usimamizi wa mifumo ya kumbukumbu; masjala na vyumba vya kuhifadhia kumbukumbu katika taasisi za umma
  3. Kuratibu na kusimamia utekelezaji wa ratiba za uhifadhi na utupaji/uharibu wa mapitio mara kwa mara;
  4. Kutoa mafunzo, semina na warsha kwa watendaji wa masjala, wasimamizi wa kumbukumbu na watumiaji katika taasisi za umma
  5. Kutoa usaidizi wa kitaalamu, ushauri na miongozo juu ya kumbukumbu tuli katika utumishi wa umma.
  6. Kusimamia usimamizi wa kumbukumbu tuli katika Kituo
  7. Kutekeleza kazi za uhamishaji wa kumbukumbu tuli kutoka ofisi za umma kwenda katika Kituo cha Kumbukumbu Tuli cha Taifa;
  8. Kutoa usaidizi wa kitaalamu, ushauri na miongozo juu ya kumbukumbu tuli katika taasisi za umma.
  9. Kutayarisha na kufuatilia utekelezaji wa mifumo ya kumbukumbu kwa ajili ya kusimamia taarifa za kumbukumbu tuli/ zilizofungwa.
  10. Kuratibu na kutoa miongozo/ushauri wa kupunguza mrundikano wa kumbukumbu katika taasisi za umma.
  11. Kusimamia ukaguzi na kutoa miongozo inayofaa kwa sehemu/majengo yatakayotumika kuhifadhi kumbukumbu tuli katika ofisi za umma.

Divisheni hii inaongozwa na Mkuu wa Divisheni na ina majukumu yafuatayo:

Majukumu

  1. Kuratibu na kusimamia ufanyaji wa tathmini ya kumbukumbu katika Kituo cha Kumbukumbu Tuli.
  2. Kutayarisha ratiba za ujumla za uhifadhi na disposes.
  3. Kusimamia utekelezaji wa ratiba za uhifadhi na utupaji/uharibu wa mapitio mara kwa mara.
  4. Kuhakikisha kuanzishwa kwa mgawanyo wa makundi utaozingatia ufanisi wa viwango vya usimamizi wa kumbukumbu tuli.
  5. Kusimamia upokeaji na uhamishaji wa kumbukumbu tuli kutoka taasisi za umma na binafsi kuingia katika Kituo cha Kumbukumbu Tuli cha Taifa.
  6. Kutayarisha na kufuatilia utekelezaji wa mifumo ya kumbukumbu kwa ajili ya kusimamia taarifa za kumbukumbu tuli/ zilizofungwa.
  7. Kutoa miongozo na taratibu za kitaalamu kwa watumiaji na wazalishaji wa kumbukumbu kutoka katika taasisi za umma na binafsi.
  8. Kutoa elimu na kuhamasisha juu ya tathmini na uhamishaji wa kumbukumbu na nyaraka kwa jamii.
  9. Kuandaa ripoti za utekelelezaji na kuwasilisha kwa Mkuu wa Kituo.

Divisheni hii inaongozwa na Mkuu wa Divisheni na ina majukumu yafuatayo:

Majukumu

  1. Kupokea kumbukumbu na nyaraka zote katika kituo kwa mujibu wa taratibu za usimamizi wa kumbukumbu;
  2. Kutoa mafunzo yanayohusiana na uhualishaji wa kumbukumbu na nyaraka;
  3. Kudhibiti matumizi salama ya uhai wa nyaraka katika ya kielektroniki;
  4. Kuimarisha uhifadhi wa kumbukumbu na nyaraka katika teknolojia ya kisasa kwa kuingiza nyaraka katika mfumo ya kidijitali wa kuhifadhi kumbukumbu na nyaraka.
  5. Kutoa miongozo ya utunzaji kumbukumbu za kielektroniki zinazozalishwa katika wizara, idara, taasisi na mashirika ya umma na binafsi.